岳县民发〔2022〕39号
岳阳县民政局
关于进一步加强社会救助档案管理工作的
通 知
各乡镇民政办:
为进一步加强社会救助档案管理，建立健全、规范档案管理机制，根据根据《中华人民共和国档案法》、《社会救助暂行办法》（国务院令第649号）、《湖南省民政厅关于印发〈湖南省最低生活保障审核确认办法〉的通知》（湘民发〔2021〕34号）、《湖南省民政厅关于印发〈湖南省特困人员认定办法〉的通知》（湘民发〔2021〕35号）等有关文件精神，现就进一步加强我县社会救助档案管理工作通知如下：
一、充分认识社会救助档案管理的重要意义
本通知所指社会救助档案，特指城乡低保档案、特困供养档案、临时救助档案。社会救助档案是县、乡（镇）、村（居）三级在城乡低保、特困供养、临时救助的审核审批、日常管理和服务工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。
社会救助档案作为国家档案资源的重要组成部分，是涉及城乡困难群众切身利益的重要信息资源，是各项社会救助工作依法审核审批的凭据和依法管理的真实记录。单位和公民个人都有保护社会救助档案的义务，各级民政部门要把社会救助档案的管理和使用列入社会救助工作范围，加强社会救助档案工作的规范化管理。
二、社会救助档案管理的原则和目标
社会救助档案管理遵循分级管理、乡镇为主的原则。县民政局负责对全县社会救助档案工作进行监督、指导。乡镇民政办具体负责社会档案的整理、归档、存档工作。
要做到社会救助对象全部建档,日常管理随时归档；档案整理统一规范,档案保管安全有序,切实做到一户一档、一村（居）一盒、一乡镇一室，形成县、乡（镇）、村（居）三级档案管理体系。
三、社会救助档案的分类管理
（一）纸质档案分为审核审批类和日常管理类
1、审核审批类档案材料的内容包括:
（1）岳阳县最低生活保障申请审批表；
（2）岳阳县特困供养人员申请审批表；
（3）岳阳县城乡困难群众临时救助申请审批表；
（4）动态调整表。
2、日常管理类档案材料的内容:
（1）上级机关来文、本级发文；
（2）城乡低保对象、特困供养对象、临时救助对象花名册;
（3）城乡低保、特困供养、临时救助资金发放表；
（4）社会救助入户调查记录；
（5）抽查资料；
（6）公示资料；
（7）业务报表；
（8）会议记录；
（9）举报投诉处理记录；
（10）来信来访记录等。
（二）电子档案的管理
全县社会救助统一应用湖南省社会救助信息系统业务平台，县、乡两级工作人员应当妥善保管登录密码，严格按照业务流程和权限进行操作。
四、社会救助档案管理的期限
审核审批类档案以户为单位进行整理，保管期限为该社会救助对象停止救助后不少于３年；特困供养审批档案保管期限为长期。日常管理类档案按文书档案的整理方法整理，保管期限不少于5年。资金拨付档案保管期为长期。电子档案保管期限参照国家、省、市有关规定执行。
五、社会救助档案工作人员的基本职责
（一）认真学习档案管理办法，不断提高政治、业务素质，严格执行社会救助档案工作的各项法规、规章、制度。
（二）负责社会救助工作中形成的具有保存和使用价值的专门档案材料进行收集、整理、鉴定、归档。
（三）严守保密纪律，对社会救助档案中涉及的个人隐私、工作机密等重要内容，不得随意公开。
（四）妥善保管各类档案，做好档案的“九防”措施，即防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光、防有害气体。
（五）建立健全档案工作的管理、查阅、登记、销毁等制度，严格按照制度办事。
六、工作要求
（一）切实加强领导。
各乡镇民政办要切实加强社会救助档案管理工作的领导，进一步建立健全领导责任制和工作责任制，做到责任到位、措施到位、管理到位。乡镇民政办要配备专门的社会救助档案室，要有社会救助档案专柜,安排专人管理。归档的材料应当真实准确、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备、具有保存价值。需经单位审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后方能归档。
（二）加快信息化建设。
各乡镇民政办要全面应用社会救助信息系统进行最低生活保障、特困供养人员、困难群众临时救助的审核审批和动态调整，建立电子信息档案，将纸质档案和电子档案两者同步进行管理，保持一致。
（三）加强业务培训。
乡镇民政办要加强对村（居）的档案资料收集工作业务指导，凡是资料不齐全、程序不到位、填写不认真和有逻辑错误的资料，一律不能入档。同时，要加强档案整理工作，从当年1月1日至12月31日，将档案按规定装订成册，于次年的1月底以前整理完毕。然后，做好“一户一档、一村一盒”档案归档、存档工作。
（四）强化考核，建立长效机制。
根据困难群众基本生活救助工作绩效评价办法，从2022年起，县民政局将各乡镇档案规范化管理工作列为民政考核工作内容，作为年度综合考核评先评优的一项重要依据。
岳阳县民政局
2022年10月17日