岳县政办函〔2013〕77号
岳阳县人民政府办公室
关于进一步规范办文办会办事程序的
通 知
各镇、乡人民政府，县直及驻县各单位：
为切实转变工作作风，不断提高工作效率和服务水平，全力促进办公室工作高效协调运转，更好地服务全县经济社会发展，根据省、市、县有关文件规定，结合工作实际，现就进一步规范办文办会办事工作程序有关事项通知如下：
一、进一步规范办文
（一）行文规定。公文应当符合《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《湖南省人民政府公文格式细则》（湘政办函〔2012〕148号）的有关规定，对行文规则和版式不符合规范要求的公文，县政府办公室不予受理。
（二）公文起草。凡要求以县政府和县政府办公室名义制发的公文，各承办单位均应代拟草稿，由单位主要负责人审核后，以正式请示文件，连同行文依据和电子文档一起送县政府办公室秘书组。县长办公会议纪要、专题会议纪要须分别先送常务秘书和县政府办公室分管副主任把关。会议纪要一般应在会后3个工作内由会议承办单位起草完成。常务会议纪要由常务秘书起草完成。
（三）公文审签。县政府办公室秘书组负责对相关部门单位草拟的公文进行审核，经审核无误后，按有关程序报领导签发。进入办文程序后，上行文原则上在1个工作内完成；一般性公文原则上在3个工作内完成；规范性文件原则上在10个工作内完成。
未经县政府办公室秘书组审核的公文，一律不允许直接呈送领导审批。公文涉及多个部门单位工作的，由主办单位送相关部门单位会签。
（四）公文运转。各乡镇和部门单位向县政府报送的公文，统一由县政府办公室秘书组受理，按照县政府领导分工呈批。除县政府领导直接交办的个别事项和确需直接报送审批的敏感秘密事项、重大突发事件以及部分涉外事项外，不得直接向县政府领导个人报送公文，坚决杜绝公文倒流现象。对倒流公文，县政府办公室不予受理。
（五）公文规模和数量。严格控制公文规模和数量，凡国家法律法规已作出明确规定的，已通过新闻媒体播发、公开刊物刊登的，上级党委、政府已发至县级或公开发布的，现行文件规定仍然适用的，由部门发文或几个部门联合发文能够解决的，不以县政府或县政府办公室名义发文。能以县政府办公室名义行文的，不以县政府名义行文。
普发性公文一般在公文交换系统上发布，不印发纸质文件。
（六）公文信息公开。部门单位在完成公文草拟的同时,应当根据公文的内容,同步确定其主动公开、依申请公开、不予公开三种属性。属于不予公开的,应当具体注明不予公开的理由。公文经审核签发后，对标注“主动公开”的，应于5个工作内上传至县政府门户网站相关栏目进行发布。政府公报、规范性文件由县政府法制办负责进行上传公开，其他文件由县政府办公室秘书组负责进行上传公开。
二、进一步规范办会
（一）会议计划。县政府全体会议每-召开1-2次，县政府常务会议每-召开1次，县长办公会议、专题会议由工作所涉领导根据需要主持召开；受县政府领导同志委托，县政府办公室主任或副主任可召集和主持县政府专题会议。县长碰头会每-召开1次。
（二）会议审批。
1.县政府全体会议、常务会议以及县长主持召开的办公会议、专题会议、协调会议、座谈会议等，由县政府办公室拟定会议方案（包含会议名称、议程、与会人员、会议时间、会议地点和食宿安排等，下同），按程序报县政府办公室主任审核后，呈送县长审定。
2.副县长主持召开的专题会议、协调会议、座谈会议等，由工作所涉部门单位拟定会议方案，并按程序报县政府办公室副主任审核后，呈送分管副县长审定。
3.部门以县政府名义召开的全县性工作会议（包含现场会、视频会、评审会、座谈会等），由该部门拟定会议方案，按程序依次报县政府办公室分管副主任、主任、县政府分管副县长审核。需乡镇党政主要领导和县直及驻县各单位主要负责人参加的全县性会议，由县长或常务副县长审批。
4.以县政府名义召开的临时性紧急会议，相关部门应及时向县政府相关领导汇报并征得同意后方可召开，会后及时补办审批手续。
5.合并召开的会议，由工作所涉部门单位拟定各自工作会议方案，报县政府办公室统筹安排，呈送相关领导审批。
（三）会务工作。
会务工作包括会议通知、会议材料、会场布置、会议签到、会议组织、会议记录等，按照“谁主办，谁负责”的原则做好会务工作。
1.会议组织。
①县政府全体会议、县政府常务会议、县长办公会议的各项会务工作，由县政府办公室负责承办。
②部门以县政府名义召开的全县性工作会议，由县政府办公室负责通知，其他会务工作由业务主管部门承办，必要时由县政府办公室予以协助、指导和把关。
③部门召开系统内部的各类会议，均由部门做好各项会务工作。
④国家、省、市召开的视频会议，由县政府办公室负责通知，相关业务部门负责做好其他各项会务工作。
2.会议资料。
需提请县政府常务会审议的议题，承办单位先到县政府办公室秘书组填写《岳阳县人民政府常务会议议题申报表》，并于会前3天按要求将会议资料送至县政府办公室秘书组。有多媒体演示内容的议题，汇报单位须提前与县政府办公室秘书组衔接，做好演示准备工作。
县政府工作报告、县政府全体会议的主题报告、县长出席活动的讲话材料由县政府经研中心负责起草，按县长要求提前送审。会议资料由县政府经研中心负责编印。
部门工作会议的主持词、主题报告、领导讲话材料由各部门负责起草，提前送县政府领导审核。会议资料由各部门负责编印。
县长即席讲话的录音，由县政府经研中心负责整理并报县长审阅。副县长即席讲话录音，由各部门负责整理并报副县长审阅。
凡以县人民政府名义汇报的材料，一律须经分管副县长审定签字后方可印制、汇报。
3.会议宣传报道。
宣传报道全县性重要会议，主要报道会议精神，对领导个人的报道保持严谨、适度、得体。
部门工作会议和县政府领导主持的调研会、协调会，不作宣传报道。
（四）会议效率。
1.压缩会议数量和规模。
可以文件、电话等形式布置的工作，不得专门召开会议；可以合并召开的会议不单独召开；能以部门召开的会议，不得以县政府名义召开。
严格限定出席会议人员的范围、人数，严禁陪会现象。
2.简化会议议程。
部门性工作会议不安排县长出席，只由分管副县长出席并讲话。一般性会议不安排两位以上领导作内容重复的讲话。
县内会议不介绍出席的县领导职务，总结表彰会议原则上不安排上台领奖。
3.控制会议时间。
礼仪性讲话控制在500字以内，部门工作会议讲话控制在2500字以内，以县政府名义召开的全县性工作会议控制在5000字以内。提倡即席讲话。
除县政府全体会议、常务会议外，以县政府名义召开的会议，一般不超过2小时。
县长碰头会每位县长发言不超过15分钟；县政府常务会议每项议题每位政府班子成员发言不超过5分钟；部门单位负责人发言不超过3分钟。
（五）会议纪律。
1.严格执行会议请假制度。单位或个人接到会议通知后，应按通知要求按时参会，原则上不得请假。因特殊情况确需请假的，应向县政府主要领导或分管领导履行请假手续，并告知县政府办公室；未经批准，不得擅自安排他人顶替参会。
2.严格执行会场纪律。要切实维护会场秩序，会议期间须关闭手机或将其设置为振动、静音状态，并不得接打电话；要认真做好会议记录，会后及时传达会议精神；不得在会场来回走动，随意交头接耳或从事其他与会议无关的活动；严禁迟到或早退。
三、进一步规范办事
（一）政务活动。凡要求县政府领导参加的活动，由县政府办公室统一协调安排。除县委、县政府统一组织安排的重要活动外，县政府领导原则上不出席部门、乡镇和企事业单位组织的论坛、庆典、剪彩等活动。
（二）调研活动。需县政府领导参加的工作调研及检查，由各部门单位向分管副县长提出。如需县长参加的，由分管副县长提出。
一般性的专项工作检查和调研，由单位分管负责人陪同并做工作汇报。现场或会场不张贴欢迎标牌，不摆花卉、水果等。
（三）政务接待。凡国家、省、市领导带队的全县综合性督查、调研、检查、考核等活动和省内外市（州）、县（区）领导带队的综合性考察活动，由县政府办公室制定接待方案，报县政府分管领导审核，呈县长审定；会务工作由县政府办公室承办，相关乡镇和部门协助。凡国家、省、市行业主管部门组织的业务工作督查、调研、检查、考核等活动和省内外市（州）、县（区）领导带队的业务性考察活动，由各有关对口部门制定接待方案，报县政府分管领导审定，需县长出席或陪同的，由分管副县长向县长汇报；会务工作由业务主管部门承办，必要时县政府办公室予以协助、指导。
（四）请示报告程序。严格执行请示报告制度，原则上不得越级请示报告，一般情况向分管副县长请示报告，如需报县长的，由分管副县长提出；特别紧急的重大情况，可直接向常务副县长或县长报告。在按照有关规定向上级主管部门报告紧急重大情况时，首先要向县政府报告。
（五）值守应急。
1.坚持24小时值守制度。单位值班电话保持24小时畅通，发生特别重大、重大突发事件，各单位必须在30分钟内报告县政府值班室（电话：7621221，传真：7641328）；较大、一般突发事件，必须在1小时内报告县政府值班室。紧急情况下可先口头报告，再书面报告，并及时续报进展和处置情况。严禁迟报、瞒报、漏报、谎报。
2.特别重大、重大突发事件，发生在县城或近城乡镇的，分管副县长必须在30分钟内赶到；发生在偏远乡镇的，分管副县长必须在1小时内赶到，做到靠前指挥，现场处置，确保稳定。
3.因设备维修需停水（电、气）或通讯中断超过2小时的，相关单位应提前一天告知县委办公室和县政府办公室，并用手机短信或电视广告形式向群众发布。因突发事件造成停水（电、气）或通讯中断的，相关单位应在第一时间告知县委办公室和县政府办公室，并及时向群众发布。
（六）信息报送。各类重大突发性事件、重要社会动态、重大安全生产事故、紧急灾情疫情及其他重要紧急情况，必须在第一时间收集和报送信息；重、特大突发性事件紧急信息，必须在事发后90分钟内形成文字材料上报。信息报送必须坚持实事求是原则和领导审签制度，实行逐级审核、层层把关。信息报送以电子邮件为主，县政府经济研究中心邮箱：yyxjys@126.com。乡镇每-不少于8条，县直单位每-不少于4条。
（七）督促检查。县政府会议议定事项、县政府领导交办事项，县政府督查室要及时跟踪了解办理情况，对一些重要的事项，组织有关人员进行直接督办。对未及时办理经电话催办无果的，下发《督办令》，督促办理单位按要求限期办结。办结后，县政府督查室要以《督查情况汇报》的形式，及时向县政府领导报告事项办理情况。
（八）来信、来电、来访处理。
1.来信处理。上级批转信访件由县信访局按程序办理；“省长信箱”、“市长信箱”等网上信访件由县政府督查室按程序办理；“县长信箱”、12345热线工单由县政府热线办按程序办理；上级批示件和县政府领导批示件由县政府办公室秘书组按程序办理。要求有关部门办理的事项相关部门在接到通知后，要及时派专人前来领取，对因领取不及时造成工作贻误的，由办理单位负责。承办部门应在规定期限内完成交办任务，并反馈办理情况。反馈结果要以书面形式，经单位主要负责人签字，加盖本单位公章。办理时限一般不超过7个工作。
2.来电处理。外单位或群众来电联系工作、询问事情或反映情况时，接电人员要态度热情，言语规范，对能当场答复、办理的，要给予答复、办理；对一些重要事项或不能当场答复、办理的，要认真做好记录，及时报告县政府办公室领导。
3.来访处理。对于一般情况的正常上访，由县政府办公室信访专干负责接待，并做好询问、登记等工作。对能当场解释、答复的，及时给予解释、答复；对不能当场答复的，报告县政府办公室分管副主任或相关乡镇和部门出面答复。
对于群体性上访或非正常上访，通知涉及乡镇和部门参与接待，由县政府办公室主任报告分管副县长或县长答复处理。涉及乡镇和部门到县接访的时限要求自接到通知开始，无不可抗拒因素或不可克服原因，县直部门单位、城关镇、鹿角镇原则上不超过20分钟；麻塘、新开、中洲、黄沙街、长湖、新墙、杨林、柏祥、步仙等乡镇不超过40分钟；其他乡镇不超过90分钟。
对于无理纠缠取闹、冲击政府机关大楼、扰乱会场、围堵机关大门、堵塞交通、谩骂殴打接待人员等严重扰乱办公秩序或社会公共秩序的过激行为，经劝阻无效的，通知公安部门迅速赶赴现场依法维持正常信访秩序，遏制事态发展。
岳阳县人民政府办公室
2013-9-5